本篇内容
  • 议程
  • 会议规则
  • 会议结束后
  • 应对不遵守规定的参会者
  • 关于会议的结语
  • 全部完成了，对吗？
  • 就像再次开始……

了解举行良好会议的基本知识

会议通常是项目中的痛苦之源。它们可以成就或破坏项目，适当了解一些会议规划的基本知识以及如何使会议正常进行非常重要。
要组织有效的会议，你无需成为罗伯特议事规则（Robert’s Rules of Order）方面的专家，现今的项目也很少使用这些规则。 虽然你可以通过观察，学习很多主持项目会议的基本知识，但同时也可能学到很多坏习惯和一些糟糕的捷径。
此简短章节将教给你一个有效组织会议的明确方法。

在计划会议之前考虑会议成本是否合理非常重要。议程上的每个小时都不只是简单地花费你的一个小时，而是花费了参加会议的每个人的一小时。
这意味着如果8个人参加一个1小时的会议，每人的业务成本为100美元/小时，这次会议的花费就是800美元，相当于1个人的1个工作日。记住这还没有考虑旅行时间或其他工作完不成的损失，所以800美元绝对算是最保守的估计了。
一个简单的1小时会议就耗费很多的时间和金钱。当存在迟到、缺乏重点、开会的人不合适或其他干扰因素时，耗费就会更多。
为了规划成功的会议，必须首先确定开会是当前必须的。

他确定了召开会议之前要问的五个关键问题。

  • 会议的花费能产出对应的效益吗？
  • 能做决策的人都可以参加吗？（时间对吗？）
  • 会议的目的是否清晰？
  • 必要的信息都准备好了吗？
  • 是否考虑过开会的替代方案？

如果这些问题的答案都是肯定的，那么有必要开一个会，如果你确定项目向前推进的所需信息或确认无法获得，那么无论如何，请安排一次会议。
但首先，确认你需要的结果不能通过打电话、发邮件、即时信息或其他方法获得。要使用最有效高效的方式获得所需要的结果或信息。对于这个问题，应该尽量避免使用电子邮件充当拐杖。。。来试图避免面对面或异步一对一的会议。

最后但并非最不重要的一点是，试着将会议安排在与会人都在办公室的较早时段，虽然认为会议的关键人物都会在上午8点到达办公室有点不切实际，但你应该有个大致的感觉，知道人们通常什么时间到达办公室，什么时间开始投入到一天的工作。尽量预定参会人能正式投入工作的最早时间，如果这个时段已被占用，上午的中间时段和下午的中间时段一般是不错的选择，可以试一下。注意这些选择一般是在“中间”——尽量避免干扰人们习惯的开始工作时间和午餐后时间。这些时段是人们最难承诺的时段。
无论你做什么，一定要确保你做的每一步都很必要，避免成为在周一早上刚上班或周五下班前安排会议的人。

1 议程

正如每个项目都应该有一个好的项目计划，一个好的会议也应该提前制定好议程。议程使会议能够正常进行；它也为与会者提供了会议目的和讨论主题的大纲。

议程也迫使会议组织者（比如你）花一些时间来思考会议的目的和目标，以及谁应该参加。一个小计划到一场成功的会议由很长的路要走，设定与会者的预期和帮助你获得会议目标，并给你最后的机会考虑完成议程的方案。

议程应该包含以下信息。

  • 会议名称或类型
  • 会议日期、时间和持续时间
  • 会议地点
  • 拨号接入信息（如果需要的话）
  • 在线会议信息（如果需要的话）
  • 与会者列表
  • 会议目的
  • 谁负责什么以及必须在多长时间内完成

最起码，议程应该提供足够的信息以便与会者能清楚的理解会议目的是什么、以及期望得到哪些结果。保证目的直接且简明扼要，并总是使用可操作的话语，清楚地描述期望是什么。

2 会议规则

即使你认真确认举办一次会议是合适的，并已经创建了绝妙议程，但只要一点小的失误就会使整个议程毫无产出。即使你尽了最大的努力，会议也很容易跑题并自由发挥。

为了减轻会议主办人的压力，应为与会者建立一些基本规则，并提前设定好预期。

基本会议规则

下面的会议规则将为与会者提供明确的方向，帮助你便会议正常进行。

  • 发送所需的全部阅读材料，提前足够的时间通知。在24小时内发送会议提醒。如果可能，尽可能早些向与会者提供材料的纸面副本。这可能看起有些傻，但这会帮助与会者有准备的参加。
  • 始终准时启动和结束会议。更好的是，尝试提前5至10分钟结束60分钟的会议，提前5分钟结束30分钟的会议，让与会者收拾东西并有时间赶到下一个会议。
  • 尽量缩短会议时间。理想的会议是30分钟，最长不应超过2小时。更长的话就说明可能是试图覆盖的议题太多，2小时远远超出了任何人的注意力持续时间。
  • 如果会议需要多数人表决，邀请奇数个人。如果希望达成共识，最好邀请偶数个人。
  • 使讨论专注于议程项目。
  • 做个好的聆昕者。不要打断别人讲话，不要假设你知道他们要说什么。
  • “无上级领导” 。除非他们要求参加，不要带笔记本电脑、手机和其他分心的设备。至少，确保所有设备都被关闭或设置静音。
  • 出席会议的准备。作为会议的主办人，要确保提供所需材料的打印版本并/或提示与会者带上。
  • 记录每次会议并为你的会议安排一个记录人员。如果你没有安排会议记录入员，真令人吃惊，只能你来承担了！
  • 在第一次会议时要确保每个人都弄清会议规则。依据于参会人员，将这些规则附到议程文档中可能会很有帮助
  • 在会议结束时，确定下一步行动，制定责任人并设定任务的最后期限，结束会议。
  • 会议结束后24小时内发出会议记录。

虽然这些规则有一定的用处，但也仅限于参与者愿意支持它们和你时。理想情况下，会议规则会被简单地遵循，会议将成功举办。但现实世界没有那么完美：人们常常有冲突的日程、其他职责，有时他们依赖技术或其他人来提醒日程日期。
只要你尽你所能保持会议的正常进行，参与者最终会跟随你的安排帮您举办一场成功的会议。但提前警告一下：通往地狱的道路是好心铺成的。如果你偏离了你自己设定的议程和指引，你的尊严就会随风而逝了。

3 会议结束后

－旦会议结束，就该回到工作中去。
差不多。
实际上，是时候该坐下来把所有的会议记录汇总后发送给会议参与者——当然如果你是会议记录员的话。 无论如何，你的责任是确保每个人都有机会回顾会议记录并提供额外的输入或反馈。这样才能让大家根据会议结果以同一的方式继续前进。
好的会议记录会清晰地记录会议上发生了什么、以及他们的目标和责任的推进情况。会议记录应该明确指示行动项目，谁负责完成任务以及需要解决的决策点。 把你的会议记录当做纸面线索，将它们与其他项目文档分开存档，

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4 应对不遵守规定的参会者

尽管你尽最大的努力做好会议筹办者、议程创建者、会议记录者和记录发送者，有些人还是可能不按照你的要求做，不遵循你建立的会议规则。

尽管有些人有些幽默感，但如何应对那些会议态度不严肃的人仍是个敏感的问题。对会议尊重的做法通常需要在组织机构中自上而下推行。如果在让参会者遵守会议规则上遇到困难，请先与你的直接上司探讨并寻求支持。
最重要的是，从尊重，开放沟通和寻求支援开始。如果你仍然遇到问题，检查你所在公司的文化，并确定这是否是个不得不接受的问题，或者你是否可以去管理层寻求支持。
这些情况处理起来很敏感，一定要保持谨慎、礼貌和尊重。

5 关于会议的结语

本章简要介绍了如何计划和举办有效的会议以及适当的后续会议。会议对于推进项目很有必要。你的任务之一是找到在团队中推行的最有效方式。
开会的方法有无数种；本章只提出了一个样例。有些公司举行站立会议，有助于快速进行，使与会人注意力集中，不被科技分心。一些团体尝试把所有会议安排在一天来提高效率。有些公司创建一些漂亮的口头禅以使他们的会议理念被关注，如“无上级会议”。一些公司举办“迷你会议题”，以减少信噪比。
无论什么方法，都承认会议不得不发生。无论是通过技术进行远程团队会议还是与对方坐在咖啡店里，一旦开始讨论项目，就是一个会议，即使没有制定计划。
你不如花点精力，展现自己的准备，哪怕只是一个需要得到回答的问题列表。如果愿意，你甚至可以把那个列表称为议程。
慢慢地，你将会有自己的风格和方式，并选择适合自己的有效方法。称不称会议你说了算。

6 全部完成了，对吗？

不。

7 就像再次开始……

通过收集分析数据和针对研究数据的设计测试，你可以开始制定一个对网站有益的加强和改进列表。
一旦你已经完成了这些， 你可以基于你的建议汇总一个新提议（第3章）。这个新提案可能重新回去定义一组新的项目目标（第4章）和业务需求（第5章）。然后你就可以开始进一步研究（第6章），为新确定的目标创建人物角色（第7章），加强搜索引擎优化，更新或创建新的站点地图和任务流（第11章），更新或创建新的线框图和注释（第12章），进行新一轮的原型设计（第13章），设计更多的用户测试（第14章）。
如果你学会了这些，项目就不会死。它们是进入新项目的跳板，以持续改善用户体验设计。

温习：

  • 考虑会议成本和必要性
  • 制定好议程和会议规则
  • 会议记录汇总

（完）